Tecnología para todos los públicos

Son muchas las ocasiones en que una empresa no tecnológica se lanza al mundo de internet. Descartemos de este grupo las empresas grandes o aquellas empresas que tienen un departamento de informática propio. En el grupo que nos queda, la empresa, a la hora de acometer un proyecto web, según mi experiencia, puede optar por varias tácticas. Comparemos esta situación haciendo el símil con la temida situación de tener que pintar nuestra casa:

1. Yo me lo guiso yo me lo como. O aquello de si lo pinto yo me ahorro dinero y no quedará mal. Evidentemente, nos pegamos la paliza un fin de semana, durante una semana tenemos la casa hecha una mierda y los remates no quedan muy profesionales. Serguramente a los dos o tres años empiecen a salir grietas en el gotelé. Esta solución es la solución de emergencia, para salir del paso y gastar poco dinero.
2. Subcontratemos al mejor postor. Vamos al mercado y pedimos unos cuantos presupuestos. Como no tenemos mucha idea de tecnología damos demasiado valor a ahorrar unos euros. Así que, generalmente y, salvo asistencia por parte de terceros a la hora de valorar las propuestas, nos solemos quedar con el mejor presupuesto que, por supuesto, no suele ser la mejor solución. Es decir, llamamos al pintor que nos ha aconsejado la vecina porque es muy barato y tarda poco.
3. Que nos pinten las meninas. No nos importa gastar dinero a cambio de calidad. El presupuesto es importante pero no es fundamental. Buscamos una solución óptima para lo que queremos e incluso nos dejamos asesorar por el profesional que contratemos. Es decir, cogemos al pintor que lleva toda la vida haciendo esto. Es más caro pero nos transmite confianza.

Son muchas las ocasiones en que me encuentro estas decisiones en las empresas y, gracias a Dios para poder comer, muchas las que tengo que solucionar después de una mala experiencia o de no haber sabido elegir la opción que más nos convenía. No quiero decir que ninguna de las opciones sea la adecuada. Para cada empresa y en cada situación, habrá que valorar lo que más nos convenga. El problema es no valorar bien y al final tener que elegir dos opciones: la primera, que suele ser barata pero no nos sirve y una segunda para solucionar el entuerto en el que nos hemos metido.

En alguna ocasión incluso he visto una tercera pero eso ya es de juzgado de guardia. Así que aconsejo valorar seriamente en qué situación estamos y qué es lo que queremos y, por supuesto, contar con profesionales cualificados. ¿Se os ocurre alguna situación más? Seguro que las hay.

En todos los negocios y empresas, el cliente es desconfiado por naturaleza en el primer contacto. No nos conoce, queremos vender nuestro producto y él no hace más que preguntar cosas para dar la sensación de “entender del tema” y así lanzarte un mensaje del tipo “no me intentes dar gato por liebre que yo sé de esto”. Esta situación que es el día a día de muchos negocios se vive con aún, creo yo, más intensidad en el caso de las nuevas tecnología. Quizás tenga algo que ver con aquello que escribí sobre la fobia a la tecnología o quizás no, pero lo que está claro es que el cliente español es desconfiado por naturaleza.

En mi caso particular, dejé un buen trabajo en una empresa con sueldo fijo y me establecí como consultor freelance. Ya hice alguna entrada explicando mis motivaciones y mi filosofía de vida. En esta corta pero intensa actividad que llevo he detectado que puedo dividir a los clientes en dos grandes grupos: lo que entienden de tecnología y los que no. Con los primeros es muy fácil trabajar, entienden lo que les cuentas, el trabajo que vas a realizar y el presupuesto que pasas les suele encajar bien (estoy abriendo mercado y mis precios son algo más bajos que en el mercado). Con los segundos cuesta más arrancar. Son de por sí muy desconfiados pues se sienten inseguros en todo lo relacionado con la tecnología. Entiendo que es mi labor ganarme la confianza y saber vender “mi producto” pero no entiendo el por qué de su extrema desconfianza. Me recuerdan a un caballo que llegué a montar. El pobre tenía tanto miedo que era un suplicio salir con él al campo. Había tenido varias caídas y algún que otro susto grave y era incapaz de controlar el miedo. Pero, los potenciales clientes están en esta situación. Es decir, ¿tanto les habrán engañado para que sea tan difícil convencerles? Parece ser que sí. El perfil del que hablo no es de ninguna multinacional, es más bien el perfil de un propietario de una pequeña o mediana empresa que a la vez que busca en alguien en quien confiar para delegar estos temas, levanta un muro que es muchas veces infranqueable. Cuando vivo situaciones en las que sé que el presupuesto que he pasado es ajustado y que sé que difícilmente el cliente encuentre alguien que se lo haga más barato me hace gracia el que se piensen que les quieres “meter el palo” (y cito textualmente).

Normalmente y superada la primera fase en la que en todo ven problemas, la relación cambia en sucesivas reuniones. Cuando empiezan a ver que el trabajo está bien hecho, cuando tienen cualquier problema y estás ahí para solucionarlo, en definitiva, cuando comienzan a confiar en ti, estos clientes se vuelven amistosos, cordiales y es muy probable que si no para toda la vida, sean clientes de larga duración. Realmente, ellos encuentran la persona apropiada en la que confiar, así ellos ganan a alguien de confianza que maneje su negocio en relación a la tecnología y tu encuentras un cliente fiel. Así que paciencia al principio.

Aún no entiendo cómo hay gente que se presenta a una reunión de trabajo sin saber de qué se va a hablar ni tan siquiera saber los componentes de dicha reunión. La sensación es parecida a la de ir al cine, sentarte en la butaca y no saber qué película vas a ver. Puede que te guste o no pero no tendrás la posibilidad siquiera de levantarte porque sea el último film de JLo (Jennifer López para los puristas). Alguna vez me he encontrado en esa situación por alguna encerrona inesperada y hay que lidiar con lo que te echen pero no es la situación óptima. Por eso voy a hacer una lista de las cosas que considero indispensables a la hora de enfrentarse a una reunión de trabajo (NOTA IMPORTANTE: los pasos previos no deberían llevar más de 15 minutos):

1. Leer la documentación. Aunque sea en vertical es necesaria una revisión y lectura más o menos detallada de la documentación que tenemos para la reunión o prepararla si es que somos nosotros los que la organizamos. Por tanto, es aconsejable que la documentación esté en manos de las personas involucradas en la reunión antes de la fecha de la misma. Será bueno que tomes notas directamente sobre la documentación si tienes algo que aclarar o comentar sobre esa parte del documento en la reunión.
2. Asociar el contenido de la reunión con otros proyectos. En muchas ocasiones la reunión no es un hecho aislado sino que se enlaza con algún proyecto o acción llevada anteriormente. Es bueno revisar rápidamente las notas que tenemos sobre lo anterior para poder retomar con facilidad el tema de esa reunión.
3. Conocer a las personas. Es importante conocer a los integrantes de la reunión para saber de qué hablar y cómo hablar. No es lo mismo reunirse con los administradores de sistemas que con el jefe de marketing. Los términos, los conceptos e incluso el lenguaje utilizado debe ser diferente y adaptado a los asistentes.
4. Fijar una serie de puntos a tratar. Si eres el conductor de la reunión, fijarás unos puntos de la reunión que comunicaras antes de la misma a los asistentes. Aunque no seamos los conductores de la reunión es conveniente escribir una serie de puntos propios no recogidos en la orden del día de la reunión que ayuden a aportar más contenido a la reunión (siempre que sean importantes).
5. Tomar notas, archivarlas y redactar conclusiones. Durante la reunión es necesario tomar notas coherentes, bien redactadas y con buena caligrafía de manera que podamos archivarlas y retomarlas para revisar lo que se dijo en aquella reunión o sacar las conclusiones de la reunión.
6. Expresar opinión. Aporta tu opinión en alguno de los puntos de la reunión. No pienses que no tienes nada nuevo que decir puesto que si has sido convocado a la reunión es para dar tu punto de vista. Sé comedido en tus opiniones y mantente en el término medio de la transigencia y la intransigencia. En pocas palabras, trata de ser objetivo y no te dejes de llevar por otros sentimientos o pensamientos. Y, por supuesto, no monopolices la reunión que tan importante es hablar como escuchar.
7. No dispersarse. La reunión tiene un objetivo establecido. No te salgas de él ni entres en “otros charcos”. He visto reuniones que comenzaron hablando de una modelización de base de datos y han acabado hablando del icono de la página web de la competencia (sin estar en el orden del día) que no tenía absolutamente nada que ver. Hay que centrarse en el motivo de la reunión.
8. Mantener la concentración. Es posible que en la reunión se traten temas que no te competan directamente pero trata de mantener la concentración también en ellos puesto que si se están tratando en esa reunión (y la reunión está bien convocada) es probable que acaben relacionándose con algo que sí te competa.
9. No perder la seriedad. En ocasiones existe buena relación entre los asistentes y la reunión se convierte en agradable. Es necesario no pasar la línea de lo agradable para llegar a la perdida total de seriedad y a tener un tono excesivamente desenfadado.
10. No llegar tarde, hablar por el móvil o salir en medio de la reunión. Este punto va más allá de la mera reunión. Es una cuestión de respeto y educación no llegar tarde a los sitios, coger el móvil si estás en una reunión o en medio de una conversación o abandonar una reunión a la mitad.

Por regla general estoy en contra de la realización de reuniones de trabajo para todo. Existen métodos de comunicación mucho más directos y útiles para no perder tiempo innecesario como el email, la videoconferencia o el teléfono. En alguna reunión masiva, soporífera y de ninguna trascendencia, mentalmente, me he dedicado a hacer unas cuentas del dinero que estaba perdiendo la empresa por tener a toda esa gente allí reunida. Las cifras son espeluznantes…

Retomando la serie de entradas sobre dirección y gestión de proyectos escribo este tema que puede parecer obvio pero no lo es en muchas ocasiones.

Al finalizar un proyecto (principalmente tecnológico aunque es aplicable a cualquier área), nos haremos esta pregunta: ¿Hemos tenido éxito en el proyecto realizado? Esta respuesta que a priori parece sencilla y fácil de contestar con un monosílabo (o sí o no) puede que muchas veces quede bastante diluida y poco exacta. Lo primero que hay que hacer a la hora de acometer un proyecto justo después de la reunión de kick-off o punto de partida en la que hablemos con el cliente de lo que quiere exactamente (prometo una entrada sobre la toma de requisitos) es definir el éxito del proyecto. Es necesario redactar en una cara todo lo que nos servirá para definir el proyecto y medir el éxito del mismo. A modo de guión básico se me ocurren las siguientes preguntas:

• ¿Qué vamos a hacer y por qué?
• ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
• ¿En qué contexto me muevo?
• ¿Que beneficios obtendré?
• Y por último y más importante, ¿Cómo mediré el éxito? (prometo una entrada explicando el concepto de indicadores de gestión)

Evidentemente, las cuatro primeras preguntas son de definición del propio proyecto y éstas me llevan a la última, la pregunta de cómo poder saber si tengo éxito o no. Me detendré en ésta sin citar indicadores de gestión y resumiendo lo que pueden ser los factores claves del éxito de un proyecto:

• Cumplimiento del plazo de entrega.
• Entrega completa según la definición inicial del proyecto.
• El proyecto sirve para lo que se acordó y tiene la calidad esperada.
• Las expectativas del proyecto se han cumplido.
• El beneficio establecido para el proyecto se ha alcanzado.

En la próxima entrada sobre gestión de proyectos hablaré de los indicadores de gestión de un proyecto que nos ayudarán a medir objetivamente que cumplimos los objetivos parciales y finales del proyecto.

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Gestión de proyectos, el gerente

Gestión de proyecto: 10 alternativas a MSProject

Una de las fases críticas e indispensables en cualquier proyecto es la de la gestión en el tiempo del mismo. Continuando con la entrada en este mismo blog sobre el gerente de proyectos, escribo esta sobre el proceso de gestión. El proceso consiste en elaborar un cronograma con las diferentes tareas a realizar y con los agentes implicados en las mismas. De esta manera podemos resolver riesgos críticos como el de evitar que una persona se encuentre realizando simultáneamente dos tareas o que una tarea comience antes de que una tarea previa e indispensable para esta segunda se haya acabado. Para esta gestión del tiempo, los jefes de proyectos o los gerentes se apoyan habitualmente en herramientas diseñadas para tal efecto. Seguramente todos conocéis MS Project, el programa diseñado por Microsoft para tales fines. A continuación os hago una lista con otros programas similares y de software libre:

1. TaskJuggler. Potente programa diseñado para el sistema operativo Linux que permite control de tareas, recursos y costes. Genera diagramas de Gantt estéticamente muy buenos. Tiene una interfaz sencilla e intuitiva. Incorpora alarmas de riesgos en tiempo. Además incorpora plantillas que permiten no comenzar de cero. Con licencia GPL

2. DotProject. aplicación web basada en PHP que incluye módulos para compañías, proyectos, tareas (con diagramas de Gantt), foros, ficheros, calendario, contactos, ayuda de escritorio, soporte multilenguaje, módulos con permiso y themes. Corre tanto en Windos como en Linux. Con licencia GPL.

3. Planner. Aplicación que trabaja sobre todas las fases del ciclo de vida de un proyecto, incluyendo la gestión del proyecto, requisitos, riesgos y testeos. Dashboards gráficos y herramientas colaborativas como compartición de documentos, foros de discusión y calendarios. Le falta, algo de documentación y no es gratuito.

4. Phprojekt. Es una aplicación modular para la coordinación de grupos de trabajo y el uso común de información y documentos via internet o intranet. Está basada en un sistema de archivos que corre en Windows y Linux. Soporta varios de tipos de base de datos (Oracle, MySQL, Informix, etc). Tiene estructura modular, diferentes niveles de privilegios, 25 lenguajes soportados, skins y API para la inclusión de otros servicios. Con licencia GPL.

5. Gantt Project. Es una aplicación fácil de usar para entornos windows y MacOsx. Podemos definir jerarquía de tareas y dependencias, diagramas de Gantt, informes en PDF y HTML, importación y exportación de o desde MS Project y gráfico de carga de recursos.

6. GanttPV. Es una aplicación fácil y sencilla de instalar que corre sobre windows, MacOSx y Linux. Permite definición de tareas, dependencia de las mismas, diagramas de Gantt, identificación y asignación de recursos para las tareas, priorización de tareas, monitorización total del proyecto y además scripting con Python. Con licencia GPL.

7. NetOffice. Es un aplicación web de control del tiempo. Permite compartición de información sobre equipos, proyectos y tareas. Permite un control desde cualquier punto con conexión a internet. Permite obtener un gama amplia degráficos de diferentes tipos.

8. Trac. Es una aplicación minimalista web de control de proyectos. Está basado en tecnología wiki. Quizá sea el más intuitivo aunque es menos potente que el resto. Siempre tendremos disponible una línea de tiempos donde se representen cada uno de los proyectos incluidos. Permite creación de links, tareas, ficheros y páginas wiki. Una buena aproximación si estamos empezando.

9. Open Workbench. Es una aplicación que corre sobre windows y permite una robusta calendarización de gestión de proyectos. Permite definir proyectos, dependencias, tareas, crear, editar y borrar calendarios, gráficos de Gantt en un entorno muy amigable.

10. KPlato. Aplicación que corre sobre Linux. Está incluido dentro del KOffice Project. Permite digramas de Gantt, vista de recursos, gestión de tareas, resumen de las mismas, calendarios, dependencias, cuentas asociadas a costes, etc. No incluye visión de la red.

Al final esto va sobre gustos y os recomiendo que probéis alguno de ellos para saber cuál es el que más se adapta a vuestras necesidades. A mí me gustan GanttProject y Planner para algo más sencillo.

Escribiendo esto me encontré con una entrada de sentidoweb.com que analizaba algunos de los que yo he analizado.

Ayer por la noche cuando me senté delante del ordenador para explicar un poco el porqué de no haber posteado estos últimos días que evidentemente tenía que ver con mi situación profesional no encontraba las palabras adecuadas. Por casualidades de la vida revisé mis feeds -leer los blogs preferidos, para los que no lo entiendan- y me encontré una entrada del blog Vida de un consultor que tiene el mismo título de esta entrada y que explica claramente lo que yo quería decir.

Además enlaza con otra entrada aún más interesante y que se ajusta también mucho a mi trayectoria profesional.Así que cumpliendo la regla de: “Si lo que vas a decir ya está bien dicho no lo digas, cítalo”, os invito a seguir los links que he recogido en la entrada.

Así que a partir del 1 de Enero me tomaré un mes sabático que lo necesito y luego ya veremos… Seguiré informando.

En estos días que corren en el que todo el mundo es experto en todo, se me ocurre hacer una reflexión sobre las personas que dirigen y gestionan proyectos. Me centraré sobre todo en proyectos tecnológicos que es mi campo aunque casi todo es extrapolable a otro tipo de proyectos (salvando las particularidades de cada ámbito).

Primero definamos lo que es la gestión de proyectos. La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos (wikipedia). Sobre el gerente la wikipedia también es clara: “Sin importar el campo, un gerente de proyectos exitoso debe ser capaz de visualizar el proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visión se haga realidad”. De aquí surge la primera de mis reflexiones motivada por el hecho de que es muy usual en las empresas el ver en esta figura a gente que no es técnica. Aquí viene la polémica, ¿un gerente de proyectos informáticos debe ser técnico? En mi opinión: “Sí, pero…”. No me cabe la menor duda de que el que mejor va a saber “visualizar el proyecto completo de principio a fin” es una persona que haya estado involucrado directamente en su trayectoria profesional con este tipo de proyectos desde posiciones inferiores en la “jerarquía de mandos”. Sin embargo, no todo aquel que haya estado en esas posiciones es capaz de ser gerente de un proyecto. Es decir, el perfil que debe de tener un gerente de proyectos es el de gestor y técnico.

Como de vez en cuando es bueno levantar la cabeza y salirse del tunel en el que nos encontramos en el trabajo diario para reflexionar he vuelto a mis principios. He cogido mis viejos libros de Gestión de proyectos y he releído algunas de las cosas fundamentales que cualquier gerente de proyectos debe de conocer. A continuación os resumo lo que a mi entender deben ser las aptitudes básicas de un gerente de proyectos:

• Gestión de proyectos, valga la redundancia. Agrupo aquí todas las capacidades técnicas básicas que debe de conocer como son el uso de un procesador de textos, una hoja de cálculos, un software de gestión de proyectos (planificación de tareas) el correo electrónico y alguna otra menos importante.

• Gestión económica-empresarial, son todos aquellos conocimientos entorno a la planificación económica y empresarial de un proyectos como son la preparación de los presupuestos, conocimiento interno de la empresa, dinámica de la empresa, gestión del rendimiento, gestión y desarrollo de equipos de trabajo,…

• Conocimientos Técnicos. Como hablaba antes, son todas aquellas experiencias que se han ido acumulando con el paso de los años en otros proyectos. No cabe duda que en cuantos más proyectos se haya estado involucrado mayor conocimiento se tendrá de todas las áreas de un proyecto y más eficacia se tendrá como gerente del proyecto. Será más fácil “ir al grano”, hacer las preguntas adecuadas y programar con mayor exactitud de esta manera.

• Comunicación. Es necesario que el gerente de proyectos sea capaz de transmitir lo que piensa y de comunicar a las diferentes áreas del proyecto entre sí. Se engloban en este punto la capacidad de comunicación oral, la capacidad de redacción, de realización de presentaciones y la capacidad de “empatizar” con la otra parte del canal de comunicación ya sea cliente, integrante del grupo de trabajo o jefe. Por otra parte, es importante el liderzago, muy ligado a la empatía. Es necesario “conectar” con la gente, saber adaptarse, ser flexible y saber cuándo redirigir un aspecto del proyecto bajo tu criterio.

Como se puede ver la gestión de proyectos no es fácil y mucho menos es fácil encontrar perfiles adecuados de gerente de proyectos. Este artículo se me ha venido a la cabeza después de cruzarme en mi vida profesional con gerentes de proyectos que por no cumplir no cumplen ninguno de los puntos básicos que he definido anteriormente. Si es vuestro caso y estáis bajo el “mandato” de esta gente, tened paciencia. Demostrad cómo se hacen las cosas y procurad no saliros del camino correcto de cómo hacer las cosas. El tiempo pone (y quita) a cada uno en su sitio y si no es en esa empresa seguro que será en otra.

Este tema me apasiona y da para mucho por lo que en este sentido volveré a escribir sobre por ejemplo: el multirol de un Jefe de proyectos, ¿Por qué es complicada la gestión de proyectos?, etc.

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